Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assistenz für Veranstaltungsorganisation
Beschreibung
Text copied to clipboard!
Wir suchen eine engagierte Assistenz für Veranstaltungsorganisation, die unser Team bei der Planung, Koordination und erfolgreichen Umsetzung unterschiedlichster Veranstaltungen unterstützt. In dieser Rolle arbeiten Sie an internen und externen Events mit, darunter Konferenzen, Firmenveranstaltungen, Messen, Workshops, Kundenveranstaltungen und digitale Formate. Sie sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, Termine eingehalten werden und alle Beteiligten jederzeit gut informiert sind. Dabei übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen internen Fachbereichen, Dienstleistern, Veranstaltungsorten, Gästen und Partnern.
Als Assistenz für Veranstaltungsorganisation unterstützen Sie bei der Erstellung von Zeitplänen, Checklisten, Teilnehmerlisten und Ablaufplänen. Sie helfen bei der Kommunikation mit Lieferanten, koordinieren Buchungen, überwachen Fristen und bereiten Unterlagen für Meetings, Briefings und Veranstaltungen vor. Darüber hinaus begleiten Sie administrative Aufgaben wie Angebotsanfragen, Rechnungsprüfung, Budgetübersichten und Dokumentation. Ein gutes Gespür für Prioritäten, Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise sind in dieser Position besonders wichtig.
Die Rolle eignet sich für Personen, die Freude an abwechslungsreichen Aufgaben haben und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten. Veranstaltungen bringen oft kurzfristige Änderungen mit sich, weshalb Flexibilität, Belastbarkeit und lösungsorientiertes Denken entscheidend sind. Gleichzeitig ist ein professionelles Auftreten erforderlich, da Sie regelmäßig mit Gästen, Kunden und externen Partnern kommunizieren. Sie tragen dazu bei, dass Veranstaltungen nicht nur organisatorisch erfolgreich sind, sondern auch einen positiven Eindruck hinterlassen.
Wir wünschen uns eine Person mit ausgeprägter Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und einem hohen Qualitätsanspruch. Erfahrung in der Eventorganisation, im Office-Management oder in administrativen Tätigkeiten ist von Vorteil, aber auch motivierte Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger mit passendem Interesse und Lernbereitschaft sind willkommen. Wichtig ist, dass Sie mehrere Aufgaben parallel koordinieren können, sorgfältig arbeiten und auch unter Zeitdruck den Überblick behalten.
In unserem Arbeitsumfeld erwarten Sie spannende Projekte, enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und die Möglichkeit, aktiv zum Erfolg professioneller Veranstaltungen beizutragen. Sie erhalten Einblicke in alle Phasen der Eventorganisation – von der ersten Planung über die operative Vorbereitung bis zur Nachbereitung und Auswertung. Wenn Sie gerne organisieren, Menschen zusammenbringen und mit viel Engagement dafür sorgen möchten, dass Veranstaltungen effizient, professionell und einladend umgesetzt werden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für die Position als Assistenz für Veranstaltungsorganisation.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen
- Koordination von Terminen, Dienstleistern, Locations und internen Ansprechpartnern
- Erstellung und Pflege von Teilnehmerlisten, Ablaufplänen und Checklisten
- Kommunikation mit Gästen, Partnern, Lieferanten und externen Dienstleistern
- Vorbereitung von Veranstaltungsunterlagen, Präsentationen und Briefings
- Unterstützung bei Budgetübersichten, Angebotsanfragen und Rechnungsprüfung
- Begleitung organisatorischer Abläufe am Veranstaltungstag
- Dokumentation von Ergebnissen und Unterstützung bei der Erfolgsauswertung
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Interesse an Eventmanagement, Organisation und administrativen Prozessen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und freundliches, professionelles Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Planungstools
- Belastbarkeit und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Erste Erfahrung in Veranstaltungsorganisation oder Assistenz von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Organisation von Veranstaltungen gesammelt?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen in einem Ablaufplan um?
- Welche Tools nutzen Sie zur Planung und Koordination von Aufgaben?
- Wie priorisieren Sie mehrere parallele Aufgaben mit engen Fristen?
- Haben Sie bereits mit externen Dienstleistern oder Veranstaltungsorten zusammengearbeitet?
- Was motiviert Sie an der Arbeit im Bereich Veranstaltungsorganisation?
